Automatização: o que é, para que serve e muito mais!

Automatizar processos significa tornar as atividades, que antes eram feitas manualmente, em automáticas — tudo através da tecnologia. Mas esse conceito vai muito além disso e pode trazer inúmeros benefícios para as empresas, tanto que vem sendo adotado cada vez mais por organizações nos mais diversos setores.

Essa evolução tecnológica tem impulsionado empresas de todos os portes e setores a buscarem mais eficiência, inovação e competitividade.

O impacto é concreto: segundo estudo da McKinsey & Company, a digitalização da cadeia de suprimentos pode aumentar a eficiência em até 20% e reduzir os custos em até 30%, mostrando que a automação é um fator decisivo para o crescimento sustentável e a vantagem competitiva no mercado atual.

Neste conteúdo, vamos explorar o que é a automatização de processos, seus objetivos, benefícios e como automatizar atividades. Além disso, vamos discutir como identificar as tarefas que podem ser automatizadas e o que esperar de uma empresa após essas otimizações!

O que é automatização de processos?

A automatização de processos é a aplicação de diferentes tecnologias para a realização de atividades que antes eram realizadas por humanos. Para isso, são utilizados softwares, ferramentas, dispositivos e inovações diversas, fazendo com que as tarefas sejam feitas de forma mais eficiente, rápida e segura — apresentando menos riscos para as pessoas.

Ela pode ser aplicada em diversos setores, como a indústria, educação, comércio, saúde, serviços financeiros e muitos outros. Nas organizações, a automatização pode estar presente na execução de pequenas tarefas, como o envio de e-mails ou atualização de planilhas. Mas, além disso, também pode estar em processos complexos, como a gestão de estoque e análise de dados.

Qual é a diferença entre automação de processos e automatização?

Apesar de parecerem sinônimos, esses termos possuem significados diferentes. Quando falamos de automação de processos, nos referimos a mecanismos que operam sem a intervenção humana. Ou seja, são sistemas capazes de fazer melhorias em si mesmos para prevenir e evitar erros durante a realização das atividades.

Por exemplo, um sistema de Big Data Analytics é um exemplo de automação. Afinal, ele vai coletar os dados das máquinas e gerar relatórios sobre o desempenho das mesmas, sinalizando quando precisarem de manutenção ou risco de quebra.

Já a automatização precisa de interferência humana para a realização das correções. Muitas vezes, ela ajuda o trabalho humano na realização de atividades repetitivas. Ela auxilia na identificação de melhorias, atendimento das necessidades, diminuição de erros e sobrecarga dos funcionários.

Como exemplo, podemos citar o Code Bootcamp, um tipo de maratona de codificação que envolveu atividades de automação durante um dia inteiro. Durante o programa, as equipes focaram no desenvolvimento de scripts automáticos para cobrir diversos testes manuais.

Qual é o objetivo da automatização de processos?

Conforme comentado brevemente nos tópicos anteriores, a automatização de processos tem em vista aumentar a eficiência, precisão e produtividade das atividades de uma empresa. Tudo isso é feito com o auxílio de tecnologias inovadoras e sistemas automatizados.

Além disso, ela visa reduzir a quantidade de trabalho repetitivo, tornando o fluxo de trabalho dos colaboradores mais produtivo e eficiente. Afinal, as tarefas rotineiras que tomam tempo serão reduzidas. Em resumo, o objetivo principal é tornar as operações eficazes, econômicas, com maior valor agregado e produtos ou serviços de maior qualidade e mais rápidos para satisfazer os clientes.

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Quais são os benefícios que a automatização de processos traz?

A automatização de processos traz diversos benefícios para as organizações que a adotam. Veja os principais:

• Redução de erros e inconsistências nos processos;
• Aumento da eficiência e produtividade dos colaboradores;
• Redução dos custos operacionais;
• Redução da dependência de trabalhos repetitivos;
• Melhoria na qualidade do trabalho para os funcionários (menos estresse);
• Melhoria na satisfação do cliente e experiência do usuário (processos mais rápidos);
• Obter relatórios confiáveis rapidamente;
• Gestão segura e eficaz com facilidade;
• Dados acessíveis para o público interno da organização.

Como automatizar um processo? Um passo a passo completo

Para automatizar os processos de uma empresa, é necessário entender as atividades realizadas e identificar as áreas com maior potencial de melhoria.

A automatização pode ser um grande aliado, mas é importante seguir um planejamento bem estruturado para que os resultados sejam satisfatórios. Confira o passo a passo completo para implementar a automação na sua empresa:

1. Entenda as tarefas realizadas na empresa

Antes de implementar a automação, é essencial ter uma visão clara dos processos e tarefas que estão sendo realizadas na organização. Avalie o fluxo de trabalho e identifique atividades repetitivas ou demoradas que podem ser otimizadas por meio de automação.

2. Identifique os pontos de melhoria

Compreender quais tarefas são passíveis de automação e quais processos precisam de ajustes é fundamental. Mapeie as oportunidades de melhoria, levando em consideração a eficiência, a redução de erros e a satisfação dos colaboradores e clientes.

3. Escute os colaboradores

Os colaboradores que realizam as tarefas diárias têm um conhecimento valioso sobre os desafios e dificuldades do processo. Converse com sua equipe, entenda suas dores e descubra quais aspectos do trabalho podem ser melhorados com a automação.

Dito isso, o engajamento dos funcionários é essencial para o sucesso da automatização, pois eles serão fundamentais na implementação das mudanças.

4. Escolha as tecnologias adequadas

Após entender as tarefas e mapear as melhorias, é hora de escolher as tecnologias adequadas para automatizar os processos. Considere ferramentas como softwares, sistemas integrados e plataformas específicas que atendam às necessidades da sua empresa. Pesquise as soluções mais eficazes e que se integrem bem ao seu fluxo de trabalho.

5. Treine sua equipe

A educação e treinamento contínuo são essenciais para garantir que a automação seja bem implementada e utilizada corretamente. Treine seus colaboradores para utilizarem as ferramentas de automação de forma eficiente, garantindo que todos estejam alinhados com as mudanças no processo.

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6. Implemente e acompanhe os resultados

Após o treinamento, comece a implementar a automação nas tarefas identificadas. Monitore o progresso e verifique se os resultados esperados estão sendo alcançados. A automação é um processo contínuo e deve ser ajustada conforme necessário para garantir a eficácia a longo prazo.

Se você deseja implementar a automatização em sua empresa, entre em contato com os especialistas do centro de inovação do CESAR e saiba como podemos otimizar seus processos!

Como saber que um processo precisa ser automatizado?

Identificar quando um processo pode ser automatizado é simples se você souber reconhecer os sinais. Aqui estão os principais pontos a serem analisados:

1. Repetição constante de tarefas

Tarefas repetitivas, como preenchimento de planilhas e envio de e-mails, consomem muito tempo e aumentam os erros. Automatizar essas atividades libera tempo para que sua equipe foque em tarefas mais estratégicas.

2. Interação com múltiplos sistemas

Quando um processo envolve a transferência de dados entre vários sistemas, há mais chances de erro e atraso. Automatizar esses fluxos garante uma comunicação mais eficiente e precisa entre as plataformas.

3. Processos demorados e com alto custo de tempo

Atividades que tomam muito tempo e exigem muitos recursos podem ser otimizadas com a automação. Isso acelera o processo e reduz a sobrecarga para os colaboradores, permitindo que se concentrem em tarefas mais importantes.

Se esses sinais são comuns em seus processos, talvez seja hora de considerar a transformação digital para otimizar sua operação. Quer saber como começar? Entre em contato com o CESAR e descubra como podemos ajudar a sua empresa a identificar, implementar e otimizar a automação de processos!

O que se espera de uma empresa depois que os processos são otimizados?

Conforme comentado anteriormente, a automatização traz diversos benefícios para as empresas que a implantam. Esses benefícios influenciam positivamente no resultado da organização. Por exemplo, a satisfação dos clientes aumenta, pois a instituição entrega produtos ou serviços de maior qualidade em um tempo menor.

Além disso, é possível realizar decisões mais estratégicas devido à qualidade e quantidade de dados fornecidos. Com isso, a competitividade da empresa no mercado aumenta e ela se torna mais relevante em comparação às demais organizações do mesmo setor.

Por esses motivos e muitos outros, após a otimização dos processos, pode-se esperar trabalhos com maior qualidade, redução do tempo e aumento da satisfação dos clientes.

Como o CESAR pode impulsionar a automatização e inovação na sua empresa

A transformação digital e a inovação corporativa são essenciais para que as empresas se mantenham competitivas na Indústria 4.0. No CESAR, oferecemos uma abordagem prática e estratégica para automatizar processos e implementar soluções inovadoras, combinando consultoria personalizada, prototipação e validação de soluções.

E mais! Com a aplicação de metodologias ágeis e tecnologias de ponta, ajudamos sua empresa a otimizar operações e garantir um crescimento sustentável. Com nossa experiência em inovação contínua, o CESAR pode ser o parceiro ideal para conectar sua empresa a tecnologias inteligentes e soluções personalizadas, transformando desafios em grandes oportunidades.

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