Petrobras: Inovação e tecnologia em gestão de sobressalentes para eficiência operacional na indústria

No ambiente industrial, sobressalentes são peças ou equipamentos usados para substituição, seja de componentes que falham ou daqueles que se desgastam ao longo do tempo. A gestão desses itens é fundamental para manter a continuidade e a eficiência das operações, visto que a falta de sobressalentes pode resultar em interrupções dispendiosas, já o excesso de estoque, acima da necessidade, implica em custos elevados e desperdício de recursos.

A Petrobras enfrenta desafios na gestão de seus sobressalentes, o que é muito típico em empresas de grande porte, um dos principais é a escassez de informações apropriadas para a seleção dessas peças de reposição. Os desvios nas escolhas das peças resultam em prejuízos diversos, tais como altos preços e atrasos na entrega devido às compras individuais e de emergência, além de equipes de compras sobrecarregadas, estoques super ou subdimensionados e a potencial interrupção operacional devido à falta de sobressalentes.

Diante desses desafios, a Petrobras buscou o CESAR para se juntar no desenvolvimento e experimentação de uma solução pioneira capaz de melhorar a gestão de sobressalentes e consequente acurácia na definição desses itens em curto espaço de tempo. O resultado foi o “Estimador Realista de Sobressalentes (ERS)”, cujo foco é reduzir custos e melhorar a eficiência operacional através de uma previsão mais acurada e realista das demandas de peças a serem adquiridas para qualquer modelo de equipamento no período desejado, tendo como base, todos os modelos em operação e novos que tenham réplicas na planta industrial da Petrobras.

O desafio de realizar previsões com dados descentralizados

Um dos principais obstáculos para a execução do Estimador foi o volume e a dispersão dos dados históricos de manutenção. A Petrobras possui uma vasta quantidade de equipamentos distribuídos por diversas plataformas offshore e plantas industriais onshore, cada equipamento gerando dados de manutenção que precisavam ser coletados, organizados e analisados. Esses dados-alvo são armazenados desde o final de 2005 quando da entrada do sistema SAP, “Desenvolvimento de Programas para Análise de Sistemas”, da Petrobras. O universo de peças e equipamentos registrados no SAP é algo da ordem de milhões de equipamentos e peças.

Os dados que são consumidos pela aplicação consistem em informações relativas ao histórico de manutenção, tais como: descrição das peças consumidas, datas de consumo de cada peça por equipamento, descrição dos equipamentos alvos das manutenções, preços das peças, etc. Além disso, faltavam informações necessárias para uma gestão efetiva de sobressalentes e, o que se tinha, estava espalhado em diferentes áreas e sistemas do SAP, o que tornava difícil o acesso pelos usuários, demandando muito tempo e produzindo resultados ineficazes.

Em alguns casos, isso conduzia a processos manuais e demorados para reunir e verificar dados, aumentando o risco de erros e atrasos nas tomadas de decisões sobre a manutenção e substituição de equipamentos. A falta de metodologias de pesquisas específicas para levantamento de sobressalentes em períodos alvos, com base em dados históricos impedia uma visão holística e atualizada das necessidades reais presentes e futuras de sobressalentes.

Dados para manutenção preditiva e tomadas de decisões assertivas

O ERS foi projetado para superar os desafios de previsão e gestão de peças de reposição enfrentados pela organização. Este sistema utiliza um pipeline inovador, que processa grandes volumes de dados, para prever de forma acurada e realista a necessidade de sobressalentes, considerando as especificidades operacionais e ambientais das instalações da Petrobras. O sistema integra um robusto conjunto de funcionalidades, incluindo análise de histórico com função preditiva, gestão de inventário e monitoramento contínuo do perfil de consumo de peças dos equipamentos.

O acesso a esses dados viabiliza o cálculo e levantamento da demanda futura de sobressalentes de maneira mais eficiente e econômica. O sistema é capaz de definir a necessidade real de peças do equipamento/modelo dentro de um período alvo definido pelo usuário. Uma vez definida a necessidade de sobressalentes, o tempo de disponibilização da peça, preço unitário, preço total e outros, a Petrobras pode definir a melhor estratégia de suprimentos de forma a atender a demanda prevista indicada pelo ERS. Dentre as estratégias de suprimentos, pode-se citar:

Contrato global no qual peças e equipamentos são armazenados nas instalações do fornecedor;
Manufatura aditiva;
Compra de prateleira para produtos de alta disponibilidade;
A opção pela compra para formação de estoque Petrobras.

Para esta última, a ferramenta pode ajudar na definição da quantidade de peças e períodos ótimos de armazenamento, reduzindo o excesso de peças armazenadas e minimizando situações de falta de componentes críticos.

Além disso, a ferramenta proporciona visibilidade completa sobre o uso e a eficiência dos sobressalentes através de dashboards interativos e relatórios detalhados, permitindo decisões mais respaldadas e estratégicas sobre a gestão de
sobressalentes.

“Em um setor onde a acurácia e precisão definem o sucesso, antecipar possibilidades é essencial para eliminar o inesperado. Como líder técnico, acredito que soluções inovadoras como o ERS, surgem quando existe uma inspiração coletiva, onde cada membro do time é motivado a transformar o (que antes parecia) impossível em uma rotina prática para os decisores.”
– Douglas Azevedo, Tech Leader pelo CESAR.

Solução baseada em novas metodologias e com foco em experiência do usuário

A solução foi baseada em dois novos métodos patenteados pela Petrobras, que de modo resumido, estão mostrados na figura a seguir. O primeiro deles foi o método do estimador e o segundo o método do monitoramento de consumo. A partir destas metodologias, o software ERS foi desenvolvido com as equipes Cesar e Petrobras. Assim, com um processo iterativo com relevante atuação da atividade de design e dinâmica fundamentada em metodologias ágeis, as equipes do CESAR e da Petrobras trabalharam em estreita colaboração com os usuários para coletar feedbacks, o que permitiu ajustes rápidos e garantiu que a ferramenta se mostrasse prática e eficiente em seu ambiente de aplicação.

Este projeto integra a frente de esforços e contribui para a transformação digital da Petrobras, na qual processos lentos, dispendiosos, imprecisos e com alto grau de incerteza se tornam mais rápidos, precisos e com maior acurácia e eficiência.

Após a entrega da aplicação, iniciou-se o esforço pela sua abrangência, ou seja, convencer as pessoas para o bom uso e ampliação da sua utilização e consequente retorno para a companhia. É, portanto, a fase mais desafiadora, mas que vem sendo vencida dia a dia. De modo amplo, pode-se dizer que confiar na tomada de decisão de um software representa, por si só, uma ruptura significativa de paradigma. Em qualquer contexto, essa transição digital acaba se tornando uma revolução cultural igualmente desafiadora. Nós, humanos, tendemos a desconfiar de decisões automatizadas — especialmente quando os algoritmos demonstram maior agilidade e acurácia, ou seja, quando realizam com mais eficiência aquilo que tradicionalmente fazemos.

As metodologias ágeis como, dailys, reuniões quinzenais de planning, retrospectivas e showcases foram utilizadas desde a etapa de startup interna, em 2022, quando foi implementado o primeiro protótipo.

“É uma relação de cooperação muito próxima, onde existem muitas decisões, ajustes, orientações sendo tomadas a todo o tempo. A relação com o CESAR é muito eficaz, sobretudo no aspecto de tomadas rápidas de decisões e entregas com qualidade.” – Vinícius Zimmermann Silva, DSc, Product Owner pela Petrobras

O resultado: Eficiência operacional e redução de custos

A persistência, competência, habilidades e atitudes positivas presentes neste projeto desde 2018, 7 anos de estrada, asseguraram, até o momento, uma aderência relevante aos objetivos propostos e ao uso prático da solução, com um total de registros de utilização que já abrange atualmente 57 gerências da companhia – número que tende a aumentar à medida que começarem a aparecer mais resultados no uso efetivo e amplo da aplicação. O projeto gerou resultados significativos que potencializam a Petrobras para obtenção de melhorias operacionais, econômicas e ambientais. Confira:

Velocidade e acesso à informação: A solução proporcionou uma resposta quase imediata às consultas sobre sobressalentes, reduzindo o tempo de decisão de semanas, meses para segundos. Isso foi possível graças a esta aplicação que integra, estima e atualiza informações reais em tempo real.
Expansão e escalabilidade: Inicialmente aplicada em operações selecionadas, a solução mostrou-se tão eficaz que foi expandida em uma nova fase do projeto que visa realizar predições de sobressalentes estratégicos para os equipamentos das plataformas do campo de Búzios.
Eficiência, preço, prazo e assertividade: A acurácia nas previsões de sobressalentes permite à Petrobras realizar compras mais assertivas, evitando a urgência e os custos elevados de aquisições de emergência. Isso resulta em economias significativas e melhor planejamento do inventário.
Combate à elevação de preços e atrasos: As previsões assertivas e o planejamento aprimorado têm potencial para eliminar ou diminuir muito as compras de última hora, que frequentemente são mais caras e sujeitas a atrasos na entrega.

Conheça mais sobre a solução:

“O Estimador Realista de Sobressalentes tem potencial para transformar a forma de gerenciar os recursos relacionados à gestão de sobressalentes de equipamentos, melhorando a eficiência e reduzindo custos.” – Vinícius Zimmermann Silva, DSc, Product Owner pela Petrobras

Inove com o CESAR para excelência operacional

Indústrias ao redor do mundo enfrentam desafios complexos relacionados à gestão de dados, previsões ineficazes, dependência de sistemas legados e deficiências na eficiência operacional. No entanto, a inovação tecnológica através da transformação digital oferece uma solução para uma gestão mais inteligente e eficiente que busca reduzir custos e aumentar a eficácia operacional.